Протокольная работа торговых представительств

Глава: Некоторые вопросы протокольной работы

2. Протокольная работа торговых представительств

Количество встреч и проводов советских организаций и командируемых работников определяется в основном размерами торгпредства и активностью его деятельности.

В большинстве наших торгпредств отмеченные визиты — очень частое явление. Поэтому установление порядка в этом деле важно. В соответствующем документе по отдельным категориям визитов определяется состав вручающих (они же провожающие) и кто возглавляет группу.

Лично Торгпред не может и не должен стремиться чрезмерно перегружать себя этими мероприятиями; если бы он взял на себя миссию всех встреч-проводов, то он бы утратил важные признаки Торгпреда. И дело не только в факторе времени (хотя и это важно); имеет огромное, решающее значение создание и поддержание престижа Торгпреда на должном уровне. Иное дело — правильно организовать во всех аспектах, деталях эту важную функцию, за это он и в ответе.

В упомянутом выше документе также надо предусмотреть

— своевременность прибытия в пункт встречи;
— заблаговременное уведомление местных работников, включая представителей прессы, телевидения, радио;
— подачу необходимого автотранспорта;
— получение или сдачу багажа и доставку его в номера гостиниц;
— обеспечение гостиницами с персональным закреплением номеров по рангам;
— подготовка проекта программы пребывания;
— встреча-беседа у Торгпреда или Посла;
— хранение документов в Торгпредстве;
— обеспечение валютой членов делегации.

В последующей реализации программы пребывания также нужно найти правильное место приложения усилий Торгпреда, заместителей и других сотрудников. То же самое относится к организации, проведению и участию в приемах; перегрузка и здесь абсолютно противопоказана.

Оформление записей бесед или актовых заметок — это один из профессиональных атрибутов, к которому должно выработаться в высшей степени серьезное отношение и обостренное чувство ответственности за правильное и своевременное выполнение. Внутренним документом определяется степень подробности их написания по некоторым главным разделам содержания, сроки готовности документов, перечень обязательных адресов рассылки и т.п.

Торгпредом утверждается порядок по ряду вопросов протокольного характера:

— перечень лиц и организаций, которым наносится визит вежливости при прибытии и отъезде того или иного сотрудника торгпредства;
— о дозволенных рамках устных и письменных сношений каждого сотрудника с местными официальными лицами;
— о режиме приема иностранных остей в квартирах советских сотрудников и по некоторым другим вопросам.

В борьбе за пунктуальное выполнение имеющихся инструктивных указаний по поводу сувениров практически основное внимание уделяется тому, чтобы добиться положения, при котором любой сотрудник незамедлительно уведомляет Торгпреда о получении сувенира и в последующем действует по указанию последнего.

В случае поступления сувениров через дежурного по Торгпредству или секретариат, главным является правильное оформление в специальном журнале определенными лицами при надлежащем оприходовании и хранении у завхоза. В последнем случае важно, чтобы лицо, которому прислан сувенир, знал и видел его, что потребуется при последующем разговоре с лицом, приславшим сувенир, т.е. иметь в виду, за что и как отблагодарить. В тех случаях, когда сувениры начинают приобретать смысл материальной заинтересованности нужно с тактом, но ясно дать знать соответствующему иностранцу, что подобная форма «внимания» у нас не принята; не исключается, что придется отдельные «сувениры» и возвратить.

Ежемесячно главный бухгалтер представляет общий список поступивших сувениров, на котором Торгпред делает отметки, — что переслать в Управление делами министерства, а что оставить для последующего использования при проведении ряда мероприятий (речь идет, естественно, о недорогих вещах); расход их в таких случаях оформляется актами.

Из материала П.А.ГРИТЧИНА «Некоторые вопросы организации работы советского загранаппарата», Москва, 1979 – 1981 г.г., с. 66 – 67