Об организации рабочего пространства Торгпредства

Глава: Служебные и жилые помещения. Хозяйственные вопросы.

2. Об организации рабочего пространства Торгпредства

Когда я прибыл на работу в Торгпредстве НРБ, надобность строительства нового служебного и жилого здания была уже много лет проблемой номер один.

Как я уже говорил, помогло стечение обстоятельств: буквально через два месяца в страну прибывает Министр внешней торговли Н.С. Патоличев для ведения торговых переговоров. Он без промедления поддержал предложение о строительстве нового комплекса. Затем последовало решение по данному вопросу, разработан проект, началось строительство…

На специально отведенной части участка сооружаются спортплощадка, бассейн, детский уголок, создается садик для летнего отдыха. Все это и предопределило размеры желаемого земельного участка, подыскание которого и оформление права владения требует много времени и выдержки.

Вскоре было принято новое решение об увеличении комплекса в полтора раза по сравнению с прежним проектом; затем увеличивается земельный участок, и он получился окантованным со всех сторон улицами и переулками, т.е. полностью обособленным.

Хотя по существующему положению, проектные работы выполняются советской организацией, вовсе не исключается в дозволенных рамках привлекать и местных проектантов (во всяком случае, в братских странах), причем это следует делать с самого начала, поскольку они в состоянии оказать большое воздействие в наиболее удачной привязке строений, в создании ансамбля. В этом случае они помогают более успешному разрешению многих важных вопросов в местных органах власти.

Всесторонний контроль, наблюдение за ходом строительства приобретают особенно большое значение; этим делом должны заниматься советские специалисты, причем с начала и до конца строительства.

Надо использовать все возможности участия советской строительной организации с применением максимума собственных строительных материалов и элементов.

Вопрос меблирования и оснащения рабочих мест надо начинать решать задолго до завершения стройки, при этом полезно создать комиссию с широким участием общественности, а на определенном этапе пригласить работника из Министерства (МВТ СССР – прим. ред.), занимающегося вопросами научной организации труда (НОТ). По этому разделу также можно и нужно предусмотреть использование максимума оборудования отечественного производства.

Неотъемлемой частью стройкомплекса становятся гаражи, сооружаемые под зданиями, поскольку парк служебных и личных автомобилей становится все многочисленнее, а вопрос их надежного во многих отношениях хранения приобретает весьма большой смысл.

Вопрос штата советского обслуживающего персонала для обеспечения нормальной эксплуатации нового комплекса решать требуется тоже заблаговременно с тем, чтобы в нужный момент быстро могли прибыть требуемые сотрудники, поскольку, как известно, порядок устанавливается до того, как сотрудники, жильцы переступят порог новых зданий.

При организации строительства большую помощь Торгпреду может оказать поездка в одно из Торгпредств, где недавно завершена новостройка, — с целью изучения опыта такой работы.

В условиях работы за рубежом, как уже отмечалось, нет мелочей. И это в полной мере относится к большому разделу – «хозяйственные вопросы». В силу этого данный участок требует опытного заведующего хозяйством и постоянного наблюдения со стороны одного из заместителей Торгпреда. Торгпред, если он не в командировках, круглосуточно прикован к этим вопросам, поскольку он живет в служебном здании.

Переговорные комнаты – призваны сыграть важную роль в «технологическом процессе производства» оперативного состава и руководства, постоянно содействовать успешной работе. Они должны быть достаточно просторными, светлыми, чистыми, с хорошим освещением, кондиционером, с телефонной внутренней и городской связью, хорошо звукоизолированными. Обстановка в этих комнатах требуется строгая, со вкусом – ничего лишнего мебель – располагающая к спокойной, важной и продолжительной работе. В комнатах надо иметь портреты, картины, хорошую подборку проспектов и каталогов, размещенных на стендах, а также ковры, дорожки, цветы.

Когда переговоры проводятся в темном, душном, шумном углу коридора, то стесняешься сам той обстановки и наверняка уже проигрываешь партнеру. И, наоборот, находясь в вышеописанной переговорной комнате, ощущаешь собственное достоинство, что само по себе способствует успешному проведению переговоров.

Помещения для приемов – необходимый, довольно часто функционирующий атрибут в комплексной работе Торгпредства. Они должны быть предусмотрены с расчетом одновременных приемов небольших групп гостей: фирмы, делегации, представители министерств, ведомств и т.п., а в дни национальных праздников иди по случаю других торжеств и событий – 60 – 80 человек. Для этого необходимы две – три солидные комнаты с раздвижными стенками. При наличии террасы, прилагающей к этим комнатам, и садика в летнее время в таких условиях можно принять и более 100 гостей.

Известно, что угощение иностранных гостей нашими национальными блюдами и напитками является желательным.

Непременное требование при оснащении приемных комнат – чтобы посуда, картины, ковры и дорожки были отечественного происхождения и производства.

Все перечисленное создает спокойную, уютную, импонирующую гостям обстановку, а сам факт домашней трапезы (в отличие от ресторанной) – доверительную атмосферу, располагающую к более откровенным беседам.; это обстоятельство нельзя недооценивать.

Не в последнюю очередь следует отметить, что подобные приемы в здании Торгпредства в три – пять раз дешевле, чем в ресторанах.

Говоря о практике приемов хотелось бы отметить. что устройство небольшого бара с камином в здании Торгпредства или на даче – это вовсе не излишества (как некоторые полагают); организовать такой уголок – значит создать возможность после трудового дня приятно провести еще и вечер с пользой для дела. Очень много и очень полезных, плодотворных встреч, переговоров проходит в подобных условиях, куда незазорно пригласить гостей и высоких рангов. Подобная практика за последние годы внедряется весьма широко, и отставать в этом нехитром деле не стоит.

Когда проводятся приемы в Торгпредстве, особенно по случаю национальных праздников, не следует забывать про скромные угощения местных водителей (доставивших и ожидающих разъезда гостей) бутербродами и безалкогольными напитками, что делается в специально отведенной комнате через наших водителей. Это не сильно отягощает бюджет мероприятия, но неизменно вызывает добрые отклики.

Дежурный пост в фойе служебного здания – это своего рода «визитная карточка»; все здесь должно быть в деталях продумано. Ничего лишнего: обходительная встреча посетителей, обеспечение быстрого контакта с работниками, к которым прибыли гости, хорошая связь, постоянно и надежно действующая сигнализация; недалеко от дежурного – гардеробная. В фойе не должно быть никого лишнего, в т.ч. и водителей автомашин, для которых предназначается специальная комната.

Дежурный обязан быть дисциплинированным, неболтливым. Скромным, честным, наблюдательным и опрятным человеком; хотя бы в самой минимальной степени он должен владеть языком страны пребывания.

Государственный флаг – должен быть выполнен по существующим стандартам, и всегда содержаться в порядке, отглаженным, храниться только в отведенном месте. Он должен быть строго вовремя поднят и спущен.

При проектировании здания непременно надо предусмотреть установку флагштока и подземную электропроводку для подсветки государственного флага.

Вывеска Торгпредства – изготавливается с соблюдением определенных норм (согласовывается с Управлением делами МВТ); она должна быть солидной, чистой, всегда исправной, хорошо различимой.

Территория двора, прилегающие тротуары и проезжая часть должны быть всегда чистыми и убранными, с обработанными газонами, окрашенными заборами, изгородью.

Объектом особой заботы или коменданта является вопрос парковки автомашин разметки, указатели, знаки госинспекции, наблюдение за порядком (строжайшая борьба с парковкой машин сторонними лицами).

Один из заместителей Торгпреда по распределению обязанностей должен быть (кроме завхоза) ответственным за состояние всего комплекса привопожарных средств: он же следит за составом добровольной пожарной команды, исправностью и готовностью к работе аварийного электроагрегата.

Из материала П.А.ГРИТЧИНА «Некоторые вопросы организации работы советского загранаппарата», Москва, 1979 – 1981 г.г., с. 71- 74